Lãnh đạo không chức danh: 5 thực hành ai cũng luyện được

Lãnh đạo không chức danh là khi một người chưa có vị trí quản lý vẫn chủ động làm gương, nêu hướng đi, đề xuất cải tiến, giúp đồng nghiệp làm tốt và ghi nhận người khác, để cả nhóm đạt kết quả tốt hơn. Họ dẫn dắt bằng hành vi, không bằng quyền ký duyệt. Khung dễ luyện nhất cho việc này là 5 thực hành lãnh đạo mẫu mực của Jim Kouzes và Barry Posner, tác giả cuốn The Leadership Challenge.

Người khơi cống đầu ngõ

Hãy hình dung một con ngõ nhỏ ở Hà Nội sau trận mưa lớn. Nước ngập đến mắt cá, ai cũng đứng trong nhà than thở, chờ “phường xuống xử lý”. Rồi một ông hàng xóm xắn quần, cầm cái cào, lội ra khơi rác ở miệng cống. Ông không phải tổ trưởng dân phố. Không ai giao việc cho ông.

Mười phút sau, nhà bên cạnh mang thêm cái xẻng ra. Rồi thêm hai cậu thanh niên. Nước rút. Lần mưa sau, không cần ai gọi, cả ngõ tự ra khơi cống, và người ta hỏi ý ông trước khi làm.

Ông ấy là một người lãnh đạo không chức danh: không ra lệnh cho ai, chỉ làm trước, làm đúng việc cả ngõ cần, và để người khác cùng tham gia. Công ty nào cũng có những người như thế: chị kế toán tự soạn hướng dẫn cho người mới, anh kỹ thuật ở lại chỉ đồng nghiệp sửa lỗi.

Câu hỏi là: đó là tính cách bẩm sinh, hay là hành vi luyện được? Kouzes và Posner trả lời rõ ràng là luyện được. Ấn bản thứ bảy của The Leadership Challenge (Jossey-Bass, 2023) mô tả lãnh đạo vừa là một kỹ năng để học, vừa là một mối quan hệ để vun đắp.

Lãnh đạo không chức danh khác quản lý và khác tạo ảnh hưởng thế nào?

Quản lý dựa vào vị trí để giao việc và đánh giá; tạo ảnh hưởng là kỹ năng khiến một người cụ thể hợp tác trong một việc cụ thể; còn lãnh đạo không chức danh là một tập hành vi đều đặn khiến cả nhóm làm tốt hơn, dù bạn không có quyền với ai. Ba thứ chồng lên nhau, nhưng không thay thế nhau.

	Quản lý	Tạo ảnh hưởng	Lãnh đạo không chức danh
Dựa vào	Chức danh, quyền giao việc	Thứ người kia coi trọng	Hành vi lặp lại, uy tín tích luỹ
Phạm vi	Đội được giao	Một người, một việc	Cả nhóm mình làm việc cùng
Thời gian	Theo nhiệm kỳ	Theo từng lần nhờ việc	Hằng ngày, lâu dài
Câu hỏi chính	“Ai làm gì, đến khi nào?”	“Họ cần gì để giúp mình?”	“Nhóm mình cần gì để làm tốt hơn, và mình làm gì được ngay?”

Nếu bạn đang cần một kỹ năng cụ thể để nhờ phòng khác hợp tác, bài tạo ảnh hưởng khi không có quyền có bảng “đồng tiền trao đổi” và quy trình 5 bước. Bài này đi rộng hơn: những hành vi khiến người khác tự đi theo bạn.

5 thực hành lãnh đạo mẫu mực của Kouzes và Posner

5 thực hành lãnh đạo mẫu mực (The Five Practices of Exemplary Leadership) là năm nhóm hành vi mà Kouzes và Posner rút ra từ nghiên cứu về những lúc người lãnh đạo làm tốt nhất: làm gương, truyền cảm hứng về tầm nhìn chung, thách thức cách làm cũ, tạo điều kiện cho người khác hành động, và khích lệ tinh thần. Trang chính thức của chương trình nói khung này dựa trên hơn 40 năm nghiên cứu.

Theo trang The Leadership Challenge, càng thể hiện các hành vi này thường xuyên, bạn càng lãnh đạo tốt hơn. Đây là tin tốt cho người không có chức danh: tần suất hành vi là thứ bạn tự quyết được, không cần ai bổ nhiệm. Vấn đề là hành vi lãnh đạo rất dễ bị việc gấp đẩy ra khỏi tuần. Muốn luyện đều, hãy đặt nó vào kế hoạch tuần như một việc thật, có ô riêng và có chỗ tổng kết. Mẫu dưới đây có sẵn cả hai.

Quà tặng miễn phí · Template + quy trình

Mẫu kế hoạch tuần và bảng tổng kết cuối tuần

Quy trình 30 phút mỗi cuối tuần, mẫu kế hoạch tuần có 3 kết quả quan trọng nhất, lịch khối thời gian, việc giao đi, việc giao cho AI và bảng tổng kết — kèm một tuần điền sẵn để xem cách điền.

• — Quy trình lập kế hoạch và tổng kết tuần trong 30 phút
• — Mẫu kế hoạch tuần: 3 kết quả quan trọng, lịch khối thời gian, việc giao người, việc giao AI
• — Bảng tổng kết cuối tuần và ma trận ưu tiên 4 ô để lọc việc trước khi xếp lịch
• — Prompt để AI gom việc rời rạc và đề xuất thứ tự ưu tiên, kèm đầu ra mẫu
• — Ví dụ điền sẵn: một tuần hoàn chỉnh của trưởng phòng kinh doanh (số liệu giả định)

Danh xưng

Danh xưng Anh Chị

Họ tên Email

Website

Tôi đồng ý nhận tài liệu và email. Xem Chính sách bảo mật.

Nhận tài liệu ngay →

Miễn phí, huỷ đăng ký lúc nào cũng được.

Bảng dưới đây tóm tắt năm thực hành và cách chúng hiện ra khi bạn không có chức danh.

Thực hành	Ý chính	Khi bạn không có chức danh, trông như thế nào
Làm gương (Model the Way)	Nói được làm được, sống theo giá trị mình nêu	Giữ đúng hạn đã hứa, kể cả việc nhỏ; làm đúng chuẩn khi không ai nhìn
Truyền cảm hứng về tầm nhìn chung (Inspire a Shared Vision)	Nhìn thấy và chia sẻ khả năng tốt hơn cho tương lai	Nói rõ “nếu nhóm mình làm được X thì khách sẽ thấy Y” thay vì chỉ than
Thách thức cách làm cũ (Challenge the Process)	Đặt câu hỏi với hiện trạng, thử nghiệm, học từ vấp ngã	Đề xuất thử một cách mới trong hai tuần, đo, rồi báo lại
Tạo điều kiện cho người khác hành động (Enable Others to Act)	Xây hợp tác, xây niềm tin, giúp người khác mạnh lên	Chia sẻ mẫu, tài liệu, mẹo của mình; mời người khác cùng làm
Khích lệ tinh thần (Encourage the Heart)	Ghi nhận đóng góp, ăn mừng thành quả	Cảm ơn cụ thể trước nhóm; nói với sếp về việc tốt của đồng nghiệp

Làm gương: bắt đầu từ lời hứa nhỏ

Trong năm thực hành, làm gương là thứ người không chức danh nên luyện đầu tiên, vì nó tạo ra uy tín cho bốn thực hành còn lại. Trang chính thức tóm lại bằng một ý rất đời: làm điều mình nói sẽ làm. Người giữ lời trong việc nhỏ sẽ được tin khi đề xuất việc lớn.

Tôi hay nói với các bạn trẻ trong lớp: uy tín giống tài khoản tiết kiệm. Mỗi lần giữ đúng hẹn là một lần gửi tiền. Đến ngày bạn đề xuất một thay đổi, bạn đang rút tiền từ tài khoản đó. Người chưa gửi đủ thì đề xuất hay đến mấy cũng khó được nghe.

Thách thức cách làm cũ: đề xuất có thử nghiệm

Người không chức danh thách thức cách làm cũ hiệu quả nhất khi đi kèm một thử nghiệm nhỏ, có thời hạn, có cách đo. “Cách này dở” chỉ là lời phàn nàn. “Cho em thử cách mới với 10 khách trong hai tuần, rồi em báo lại kết quả” là một đề xuất mà quản lý khó từ chối. Đây cũng là thói quen của người làm thuê có tư duy khởi nghiệp (intrapreneur): coi phần việc của mình như một doanh nghiệp nhỏ, thử nhỏ, đo rồi học. Xem thêm bài tư duy khởi nghiệp.

Tạo điều kiện cho người khác: chia sẻ cái mình giỏi

Ví dụ: một bạn sale thường chốt tốt với khách nha khoa có thể soạn một trang ghi chú “5 câu khách nha khoa hay hỏi” cho cả đội. Bạn ấy không giao việc cho ai, nhưng cả đội giỏi lên nhờ bạn ấy. Đây là lúc lãnh đạo không chức danh chạm tới phát triển đội, thứ mà bài kỹ năng lãnh đạo đội nhóm gọi là “nhân bản cái giỏi”.

Lộ trình 4 tuần luyện lãnh đạo không chức danh

Lãnh đạo không chức danh luyện được bằng nhịp tuần: mỗi tuần chọn một thực hành, làm một hành vi nhỏ có thể quan sát được, và cuối tuần ghi lại điều xảy ra. Bốn tuần đầu nên đi theo thứ tự dưới đây, vì uy tín từ việc làm gương mở đường cho những thực hành sau.

• Tuần 1 – Làm gương. Liệt kê mọi lời hứa trong tuần, kể cả “để em gửi anh chiều nay”. Giữ đúng 100%. Việc nào không giữ được, báo trước.
• Tuần 2 – Khích lệ tinh thần. Mỗi ngày ghi nhận cụ thể một đồng nghiệp: họ làm gì, tác động ra sao.
• Tuần 3 – Tạo điều kiện cho người khác. Chọn một việc mình làm tốt, viết thành hướng dẫn một trang, chia sẻ cho nhóm.
• Tuần 4 – Thách thức cách làm cũ và nêu tầm nhìn. Chọn một điểm nghẽn của nhóm, viết đề xuất thử nghiệm hai tuần, nói rõ nếu thành công thì nhóm được gì, gửi quản lý trực tiếp.

Cách dễ nhất để giữ nhịp là đặt hành vi của tuần vào kế hoạch tuần ngay từ sáng thứ Hai, cùng chỗ với ba kết quả quan trọng nhất, rồi xem lại trong bảng tổng kết cuối tuần.

Chủ doanh nghiệp làm gì để đội có nhiều người lãnh đạo không chức danh?

Muốn đội có nhiều người lãnh đạo không chức danh, chủ doanh nghiệp phải ghi nhận và bảo vệ chính những hành vi đó, chứ không chỉ khen doanh số cá nhân. Nếu người đề xuất cải tiến bị coi là “lắm chuyện”, còn người chia sẻ mẹo bị thiệt vì người khác vượt mình, thì sẽ không ai làm lần thứ hai.

Ba việc cụ thể:

1. Hỏi về hành vi lãnh đạo trong buổi 1-1. “Tuần này em đã giúp ai trong đội làm tốt hơn?” Câu hỏi này cho nhân viên biết bạn để ý. Xem khung buổi họp 1-1 với nhân viên.
2. Cho đề xuất một lối đi chính thức. Một kênh, một mẫu đề xuất một trang, và cam kết trả lời trong một tuần.
3. Đưa hành vi lãnh đạo vào giá trị cốt lõi và vào tiêu chí đề bạt. Nếu người được thăng chức là người làm gương, cả công ty sẽ hiểu điều gì được coi trọng. Cách biến giá trị thành hành vi nằm ở bài văn hoá doanh nghiệp.

Theo tôi, đội ngũ kế cận tốt nhất không được “đào tạo ra” sau khi bổ nhiệm, mà được nhìn thấy từ trước đó. Người nào đang lãnh đạo không chức danh hôm nay chính là danh sách quản lý tương lai của bạn. Việc của chủ là nhìn ra họ, và đừng để họ thấy cố gắng của mình là vô ích.

Sai lầm thường gặp khi lãnh đạo không chức danh

1. Nhầm lãnh đạo với nói nhiều. Phát biểu nhiều trong họp không làm bạn thành người dẫn dắt. Hành vi lặp lại mới làm được điều đó.

2. Thách thức mà không có đề xuất. Chê quy trình hiện tại mà không đưa ra cách thử, bạn sẽ bị nhìn như người tiêu cực chứ không phải người cải tiến.

3. Vượt mặt quản lý trực tiếp. Mang đề xuất thẳng lên sếp lớn khi chưa nói với quản lý của mình là cách nhanh nhất để mất sự ủng hộ.

4. Làm hết thay vì giúp người khác làm. Ôm việc của cả nhóm cho nhanh là kiệt sức, không phải lãnh đạo. Thực hành thứ tư nói về việc giúp người khác mạnh lên.

5. Chờ được bổ nhiệm rồi mới bắt đầu. Nhiều người nói “khi nào lên trưởng nhóm em sẽ làm khác”. Nhưng chính hành vi trước khi có chức danh là thứ khiến bạn được chọn.

Sai lầm số 5 là điều tôi muốn nói nhất với những bạn đang đợi được đề bạt. Chức danh không biến một người thành lãnh đạo. Nó chỉ làm lộ rõ hơn người đó vốn đã là người như thế nào.

Đọc tiếp: kỹ năng làm việc nhóm; góp ý đồng nghiệp.

Tóm lại

• Lãnh đạo không chức danh là dẫn dắt bằng hành vi đều đặn, không bằng quyền ký duyệt.
• Kouzes và Posner gom hành vi lãnh đạo mẫu mực vào 5 thực hành: làm gương, truyền cảm hứng về tầm nhìn chung, thách thức cách làm cũ, tạo điều kiện cho người khác hành động, khích lệ tinh thần.
• Bắt đầu từ làm gương, vì uy tín từ những lời hứa nhỏ mở đường cho mọi đề xuất sau này.
• Luyện theo nhịp tuần: một thực hành, một hành vi, có ghi lại.
• Chủ doanh nghiệp muốn có nhiều người như vậy phải ghi nhận hành vi lãnh đạo, không chỉ kết quả cá nhân.

Việc làm ngay hôm nay: Viết ra mọi lời hứa bạn đã nói với đồng nghiệp trong tuần này, kể cả lời hứa nhỏ nhất, và giữ đúng từng cái. Đó là tuần đầu tiên của lộ trình 4 tuần.

Đọc thêm các bài về dẫn dắt đội ngũ trong chủ đề Phát triển năng lực lãnh đạo.