Tạo ảnh hưởng khi không có quyền: cách khiến người khác hợp tác

Tạo ảnh hưởng khi không có quyền là khiến người khác tự nguyện hợp tác với bạn, dù họ không báo cáo cho bạn và bạn không có quyền giao việc, duyệt lương hay chấm điểm họ. Cách làm không nằm ở việc nói hay hơn, mà ở chỗ bạn hiểu người kia đang chịu áp lực gì và trao cho họ một thứ họ coi trọng — thông tin, nguồn lực, sự công nhận, chuyên môn, hoặc đơn giản là bớt việc cho họ.

Nói gọn: muốn nhận hợp tác, phải có gì đó để trao đi. Người không có quyền mà vẫn khiến việc chạy là người biết rõ mình đang trao gì.

Người không có bảng tên nhưng vẫn mở được cửa

Trong mỗi công ty đều có một kiểu người như thế này. Họ không phải trưởng phòng, không ký duyệt gì cả, nhưng khi họ cần số liệu từ kế toán thì có số liệu, cần kho xuất hàng gấp thì kho xuất, cần kỹ thuật sửa một lỗi nhỏ thì kỹ thuật sửa. Trong khi đó, có những người chức vụ cao hơn gửi ba cái email vẫn không ai trả lời.

Khác biệt không nằm ở chức danh. Nó giống chuyện một người khách quen ở quán ăn: anh ta không phải chủ quán, nhưng gọi món gì cũng được làm trước, vì suốt một năm qua anh ta luôn trả tiền sòng phẳng, không làm khó ai, và còn giới thiệu khách tới. Quán phục vụ anh ta nhanh không phải vì sợ, mà vì mối quan hệ đó có lãi cho cả hai bên.

Đây không còn là kỹ năng “có thì tốt”. Theo Báo cáo Tương lai Việc làm 2025 của Diễn đàn Kinh tế Thế giới (WEF), lãnh đạo và tạo ảnh hưởng xã hội nằm trong nhóm 3 kỹ năng cốt lõi hàng đầu mà người sử dụng lao động cần hiện nay. Đáng chú ý hơn: so với bản báo cáo 2023, đây là kỹ năng tăng mạnh nhất, +22 điểm phần trăm. Lý do dễ hiểu — công việc ngày càng chạy theo dự án xuyên phòng ban, nơi chẳng ai có quyền với ai.

Bài này viết cho bốn kiểu người: trưởng nhóm dự án không có quyền nhân sự, người phụ trách một việc cắt ngang nhiều phòng, chuyên viên phải thuyết phục phòng khác làm giúp, và quản lý mới chưa kịp có uy.

Tại sao mệnh lệnh không hiệu quả và có qua có lại thì hiệu quả?

Vì khi bạn không có quyền, thứ duy nhất khiến người ta làm là họ muốn làm. Allan R. Cohen và David L. Bradford, trong cuốn Influence Without Authority (John Wiley & Sons, bản thứ hai năm 2005; bản thứ ba năm 2024 có thêm Mitch Crawford), đặt toàn bộ cách tiếp cận lên một nền tảng rất đời: luật có qua có lại (law of reciprocity). Con người có xu hướng đáp lại thứ mình đã nhận.

Từ đó hai tác giả đưa ra một khái niệm rất dùng được: “currencies” — tạm gọi là đồng tiền trao đổi. Mỗi người ở công ty đang “tiêu” một loại tiền khác nhau. Trưởng phòng kế toán cần sự chính xác và cần không bị dồn việc vào cuối tháng. Trưởng kho cần kế hoạch báo trước. Một bạn kỹ thuật giỏi cần được làm việc thú vị và được công nhận chuyên môn. Một trưởng phòng đang muốn thăng tiến cần sếp lớn nhìn thấy thành tích của mình.

Khi bạn đến gặp họ với đúng loại tiền họ cần, đó là một giao dịch có lợi cho cả hai. Khi bạn đến tay không và nói “giúp em cái này gấp”, bạn đang xin nợ.

Ba hiểu lầm cần bỏ trước

• “Tạo ảnh hưởng là nói chuyện khéo.” Không. Phần lớn công việc nằm ở chuẩn bị trước khi mở miệng.
• “Phải thân thì mới nhờ được.” Thân giúp dễ hơn, nhưng thứ bền hơn là bạn luôn giữ lời và không làm người khác mất mặt.
• “Mình chẳng có gì để trao cả.” Hầu như ai cũng có. Thông tin bạn biết sớm, một việc bạn gánh hộ, một lời khen đúng chỗ trước mặt sếp của họ — đều là tiền.

Bảng đồng tiền trao đổi trong công ty Việt Nam

Dưới đây là bảng tôi hay dùng khi hướng dẫn học viên chuẩn bị cho một việc phải nhờ phòng khác. Cột giữa là thứ người đó thường đang thiếu; cột phải là thứ bạn có thể trao, kể cả khi bạn không có ngân sách và không có quyền.

Người bạn cần hợp tác	Họ thường cần gì	Bạn có thể trao gì
Kế toán, tài chính	Chứng từ đủ, số liệu đúng, không bị dồn việc vào ngày chốt sổ	Gửi hồ sơ sớm và đúng mẫu; gom các yêu cầu lẻ thành một lần; hỏi trước lịch bận của họ
Kho, vận hành, sản xuất	Kế hoạch báo trước, không bị thay đổi phút chót	Dự báo khối lượng sớm; cam kết một khung giờ cố định; báo ngay khi có thay đổi thay vì để họ phát hiện
Kỹ thuật, IT, phần mềm	Yêu cầu rõ ràng, được công nhận chuyên môn, ít bị ngắt quãng	Mô tả vấn đề kèm ảnh chụp màn hình và bước tái hiện; hỏi ý kiến họ ở giai đoạn thiết kế chứ không chỉ lúc chữa cháy
Nhân sự, đào tạo	Dữ liệu từ bộ phận, người tham gia đầy đủ, bằng chứng chương trình có tác dụng	Cam kết quân số; cử người làm đầu mối; gửi lại kết quả áp dụng sau khoá học
Kinh doanh, sale	Thêm cơ hội, bớt việc giấy tờ, thông tin về khách hàng	Chia sẻ thông tin khách sớm; làm sẵn mẫu báo cáo; gỡ một thủ tục đang làm chậm họ
Trưởng phòng ngang cấp	Thành tích của phòng được cấp trên nhìn thấy	Nêu đích danh đóng góp của họ trong báo cáo và trong cuộc họp có sếp lớn
Nhân viên của phòng khác	Học được nghề, được ghi nhận, bớt việc lặt vặt	Hướng dẫn một kỹ năng bạn giỏi; viết một lời cảm ơn gửi cả quản lý của họ
Sếp của người bạn cần nhờ	Việc chạy đúng hạn, không phát sinh rủi ro, không bị bất ngờ	Trình bày rõ việc này giúp chỉ số nào của họ; báo trước rủi ro thay vì giấu

Đọc bảng này theo một câu hỏi duy nhất: “Nếu người kia giúp mình, họ được gì?” Nếu bạn không trả lời được, đừng đi nhờ vội.

Phần lớn việc trao đi này diễn ra trong những cuộc nói chuyện ngắn một đối một — hỏi han, thống nhất, theo dõi tiến độ. Nếu bạn chưa quen dẫn dắt những cuộc trò chuyện đó, bộ kịch bản dưới đây cho bạn sẵn khung câu hỏi để không bị lạc đề và không biến cuộc gặp thành buổi đòi việc.

Quà tặng miễn phí · Kịch bản + bộ câu hỏi

Kịch bản họp 1-1 trong 30 phút

Kịch bản từng phút, 25 câu hỏi huấn luyện, mẫu ghi chép và một buổi 1-1 điền sẵn để bạn họp 1-1 với nhân viên ngay tuần này — không gượng gạo, không biến thành buổi báo cáo.

• — Kịch bản 30 phút chia theo từng phút, có câu nói mẫu
• — 25 câu hỏi huấn luyện chia 5 nhóm: kết nối, tiến độ, vướng mắc, phát triển, giữ người
• — Mẫu ghi chép 1-1 dùng lại hằng tuần (copy vào Google Sheets, Notion), kèm một buổi 1-1 điền sẵn, hội thoại mẫu và ví dụ phản hồi tốt
• — Mẫu tin nhắn email/Zalo thông báo lịch 1-1 cho cả đội
• — Bảng nên và không nên khi họp 1-1

Danh xưng

Danh xưng Anh Chị

Họ tên Email

Website

Tôi đồng ý nhận tài liệu và email. Xem Chính sách bảo mật. Nhận tài liệu ngay →

Miễn phí, huỷ đăng ký lúc nào cũng được.

Quy trình 5 bước chuẩn bị trước khi đi nhờ việc

Đây là phần tạo ra khác biệt lớn nhất, và cũng là phần hay bị bỏ qua nhất. Năm bước dưới đây mất khoảng 20–30 phút, đổi lại bạn tăng rất nhiều khả năng được đồng ý ngay lần đầu.

1. Viết ra chính xác bạn cần gì. Không phải “cần phòng kỹ thuật hỗ trợ”, mà “cần 1 bạn dev dành 4 giờ trong tuần 43 để xuất một báo cáo”. Yêu cầu mơ hồ luôn bị trả lời mơ hồ.
2. Liệt kê áp lực của người kia. Tháng này họ đang chạy gì? Sếp họ đang hỏi họ chỉ số nào? Việc bạn nhờ rơi vào lúc nào trong chu kỳ bận của họ? Nếu không biết, hãy hỏi người khác trong phòng đó trước.
3. Chọn đồng tiền để trao. Lấy từ bảng trên. Chọn một thứ cụ thể, nói thành lời được: “Em sẽ gom tất cả yêu cầu của bên em thành một lần mỗi tuần thay vì gửi lẻ”.
4. Chọn thời điểm và kênh. Gặp trực tiếp hoặc gọi điện để xin đồng ý. Tránh ngày chốt sổ, ngày chốt số, chiều thứ Sáu. Nếu việc lớn, hẹn trước 15 phút chứ đừng chặn người ta ở hành lang.
5. Chốt lại bằng văn bản và tự theo dõi. Sau khi đồng ý, gửi một email hoặc tin nhắn ngắn: ai làm gì, xong khi nào, bạn sẽ làm gì cho họ. Rồi tự đặt nhắc nhở — đừng để người kia phải nhớ hộ bạn.

Mẫu câu nói: đừng nói thế này, hãy nói thế này

Cùng một yêu cầu, chỉ đổi cách mở lời là đổi cả câu trả lời. Bảng dưới đây là những cặp câu tôi thường chỉnh cho học viên.

Tình huống	Đừng nói	Hãy nói
Mở lời nhờ việc	“Chị giúp em cái này với, gấp lắm.”	“Em đang cần xuất báo cáo tồn kho cho cuộc họp thứ Năm. Chị xem giúp em tuần này chị còn chỗ trống nào không ạ?”
Nêu lý do	“Sếp em yêu cầu phải có.”	“Việc này để giảm số đơn giao trễ — phần đó cũng đang nằm trong chỉ số của bên anh.”
Khi họ nói đang bận	“Nhưng em cần gấp.”	“Em hiểu tuần này bên anh đang chốt số. Nếu dời sang thứ Ba tuần sau thì có dễ hơn cho anh không?”
Khi họ từ chối	“Vậy em phải báo sếp thôi.”	“Nếu bây giờ chưa làm được thì mình cần bỏ bớt phần nào để vẫn kịp? Em sẵn sàng cắt phần phụ.”
Khi cần họ ưu tiên	“Cái này quan trọng hơn.”	“Em có hai việc đang nhờ bên anh. Nếu chỉ chọn được một thì em xin chọn việc A, việc B em lùi lại.”
Khi đề xuất đổi cách làm	“Cách cũ sai rồi.”	“Em thấy một chỗ có thể bớt được một bước. Anh nghe thử giúp em xem có vướng gì phía anh không?”
Khi theo dõi tiến độ	“Sao chưa thấy gì vậy chị?”	“Em nhắc nhẹ mốc thứ Năm mình thống nhất hôm trước. Chị cần em gửi thêm gì không ạ?”
Khi việc xong	“Ok em nhận được rồi.”	“Em nhận được rồi, nhờ số liệu này mà cuộc họp chốt được luôn. Em có cc anh Tuấn để anh ấy biết bên mình hỗ trợ nhanh thế nào.”

Điểm chung của cột bên phải: nói bằng ngôn ngữ và lợi ích của người nghe, cho họ đường lui, và không bao giờ biến họ thành người có lỗi.

Khả năng nghe ra điều người kia thật sự lo lắng quyết định phần lớn chất lượng những câu nói này — tôi viết riêng về nó trong bài kỹ năng lắng nghe. Còn khi phải trình bày đề xuất với người bận, hãy nói kết luận trước theo cách trong bài thuyết trình kết luận trước.

Sai lầm thường gặp khi tạo ảnh hưởng mà không có quyền

• Kéo sếp vào ngay từ đầu. Nhờ sếp ép phòng khác có thể xong việc lần này, nhưng bạn vừa làm người kia mất mặt. Từ lần sau họ sẽ làm đúng phần bắt buộc, không hơn. Chỉ đưa lên cấp trên khi hai bên đã nói thẳng mà vẫn vướng, và phải báo trước cho người kia.
• Chỉ xuất hiện khi đang cần gấp. Người chỉ gọi lúc cháy nhà là người không có tài khoản nào để rút. Hãy gửi thông tin hữu ích, giúp việc nhỏ, hỏi thăm tiến độ của họ trước khi bạn cần.
• Chỉ nói lợi ích của mình. “Em cần”, “bên em gấp”, “sếp em yêu cầu” — ba câu này không trả lời được câu hỏi duy nhất người nghe quan tâm: tôi được gì, tôi mất gì.
• Dùng email thay vì gặp. Email đi trước dễ bị xếp vào hàng chờ và không ai hỏi lại được. Hãy gặp hoặc gọi để xin đồng ý, rồi email để chốt.
• Không có gì để trao. Nếu bạn chưa nghĩ ra mình trao được gì, bạn chưa chuẩn bị xong. Đừng đi nhờ ở trạng thái đó.
• Hứa quá tay. Hứa thay cho phòng khác, hứa một mốc thời gian bạn không kiểm soát. Giữ lời trong việc nhỏ là cách duy nhất xây uy tín nhanh.

Tóm lại và việc làm ngay hôm nay

1. Tạo ảnh hưởng khi không có quyền là khiến người khác muốn hợp tác, không phải buộc họ phải hợp tác.
2. Nền tảng là luật có qua có lại: bạn nhận được hợp tác tương xứng với thứ bạn đã trao đi.
3. Mỗi người tiêu một loại “đồng tiền” khác nhau — hãy tìm đúng loại tiền của người bạn cần.
4. Dành 20–30 phút đi đủ 5 bước chuẩn bị, bạn sẽ không phải nhờ đi nhờ lại ba lần.
5. Tài khoản uy tín được nạp bằng những lần bạn giữ lời trong việc nhỏ, và bị rút sạch bởi một lần làm người khác mất mặt.

Việc làm ngay hôm nay: chọn một người ở phòng khác mà tuần tới bạn chắc chắn phải nhờ việc. Mở bảng đồng tiền trao đổi ở trên, viết ra một câu duy nhất: “Nếu họ giúp mình, họ được …”. Nếu viết không ra, hãy đi hỏi một người trong phòng đó xem tháng này họ đang chịu áp lực gì — rồi quay lại viết tiếp.

Khi sự ảnh hưởng của bạn gặp phản kháng, bài kỹ năng giải quyết xung đột có quy trình 6 bước để gỡ.

Tạo ảnh hưởng là một trong những kỹ năng nền của việc làm chủ công việc — làm cho việc chạy đến cùng dù nó vượt khỏi ranh giới phòng ban của bạn. Nếu bạn là quản lý, hãy dạy lại cách này cho đội của mình trong các buổi họp 1-1 với nhân viên. Các bài khác cùng nhóm nằm ở trang Kỹ năng mềm và kỹ năng bổ trợ.