OKR là gì, khác KPI thế nào: doanh nghiệp nhỏ nên dùng cái nào?

OKR là gì? OKR (Objectives and Key Results, mục tiêu và kết quả then chốt) là cách đặt mục tiêu gồm một mục tiêu nói rõ muốn đạt điều gì và khoảng 3 kết quả then chốt đo được để biết đã đạt hay chưa. OKR khác KPI ở chỗ: KPI đo sức khoẻ của việc đang chạy, còn OKR đo sự thay đổi muốn tạo ra trong một quý. Doanh nghiệp nhỏ không phải chọn một bỏ một. Hãy có KPI cốt lõi trước, rồi dùng 1–2 OKR mỗi quý cho điều cần đột phá.

Bài này dành cho chủ doanh nghiệp và quản lý ở công ty 20–100 người, đã nghe về OKR, thấy các tập đoàn lớn dùng, và đang phân vân có nên áp dụng hay không.

Bảng đồng hồ và tấm bản đồ

Hãy hình dung bạn lái xe từ Hà Nội vào Đà Nẵng.

Bảng đồng hồ cho biết tốc độ, mức xăng, nhiệt độ máy. Bạn liếc nó liên tục. Kim nhiệt độ vượt vạch đỏ thì phải dừng ngay. Đó là KPI.

Tấm bản đồ cho biết bạn đang đi đâu, chặng này phải tới được điểm nào. Bạn không nhìn nó mỗi phút, nhưng thiếu nó thì xe chạy rất êm mà vẫn có thể đi sai đường. Đó là OKR.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ có đủ đồng hồ mà không có bản đồ: số liệu đầy đủ, ngày nào cũng xem, nhưng năm nay vẫn y như năm ngoái. Một số khác lại mua bản đồ (học OKR, mua phần mềm OKR) trong khi xe chưa có đồng hồ, không ai biết doanh số tuần này bao nhiêu. Cả hai đều chạy không xa.

OKR là gì? Hai phần của một OKR

OKR là gì: là một bộ gồm một Objective (mục tiêu) và vài Key Results (kết quả then chốt). Theo trang What Matters của John Doerr, phương pháp này do Andy Grove xây dựng ở Intel, sau đó Doerr mang đến các nhà sáng lập Google năm 1999.

• Objective (mục tiêu) là điều bạn muốn đạt được, viết bằng lời, rõ ràng và có tính hành động. Nó trả lời câu hỏi: “Quý này, điều gì quan trọng nhất phải thay đổi?”
• Key Results (kết quả then chốt) là các con số chứng minh mục tiêu đã đạt. Mỗi kết quả phải đo được, có hạn, và không có vùng xám: cuối quý nhìn vào là biết đạt hay không.

Hướng dẫn Set goals with OKRs của Google re:Work khuyên chọn 3–5 mục tiêu, mỗi mục tiêu khoảng 3 kết quả then chốt. Với doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu, tôi khuyên ít hơn nữa: 1–2 mục tiêu cho cả công ty là đủ.

Ví dụ OKR cho một doanh nghiệp nhỏ

Ví dụ giả định: một công ty phân phối thiết bị nha khoa, 35 người, phần lớn doanh thu đến từ khách cũ. Chủ doanh nghiệp muốn quý tới mở được kênh khách mới.

Objective: Mở được kênh khách hàng phòng khám mới tại TP.HCM, không còn phụ thuộc vào khách quen.

• KR1: Có 25 phòng khám mới mua đơn đầu tiên trong quý.
• KR2: Tỷ lệ chuyển từ buổi demo sang đơn đầu tiên đạt 30%.
• KR3: 2 sale mới tự chốt được đơn mà không cần trưởng phòng đi cùng.

Để ý: không có kết quả nào là “tổ chức 10 buổi hội thảo” hay “chạy quảng cáo Facebook”. Đó là việc làm (initiative), không phải kết quả. Việc làm có thể đổi giữa quý nếu không hiệu quả; kết quả then chốt thì giữ nguyên.

OKR khác KPI thế nào?

OKR khác KPI ở mục đích: KPI theo dõi mức độ khoẻ mạnh của hoạt động đang chạy và cần giữ ổn định; OKR đặt ra một thay đổi cụ thể trong thời gian ngắn và chấp nhận không đạt đủ. What Matters tóm gọn: OKR là thước đo cho sự thay đổi, còn KPI là thước đo sức khoẻ.

Tiêu chí	KPI	OKR
Câu hỏi trả lời	Việc đang chạy có khoẻ không?	Quý này phải thay đổi điều gì?
Thời gian	Liên tục, theo dõi tuần/tháng	Theo quý, xong thì đặt OKR mới
Mức kỳ vọng	Đạt 100% hoặc giữ trong ngưỡng	OKR thử thách đạt 60–70% đã tốt
Gắn thưởng	Thường có	Không nên gắn trực tiếp
Số lượng	Mỗi vị trí 3–5 chỉ số	Cả công ty 1–3 mục tiêu
Ví dụ	Doanh số tháng, tỷ lệ giao đúng hạn, công nợ quá hạn	Mở kênh khách mới, rút thời gian giao hàng xuống một nửa

Một cách nhớ đơn giản: KPI giữ nhà không sập, OKR xây thêm tầng.

Hai thứ cũng nối với nhau. Khi một KPI báo đỏ kéo dài, ví dụ tỷ lệ khách quay lại giảm ba tháng liền, việc sửa nó có thể trở thành OKR của quý sau. Khi một OKR đạt được và thành nếp, con số đó có thể trở thành KPI để giữ.

Doanh nghiệp nhỏ nên dùng OKR hay KPI?

Câu trả lời ngắn: dùng KPI trước, thêm OKR sau. Doanh nghiệp chưa đo được doanh số tuần, công nợ, tỷ lệ chốt thì chưa nên làm OKR, vì không có số nền để biết mục tiêu đặt ra là thấp hay viển vông.

Bạn có thể tự xếp công ty mình vào một trong ba trường hợp:

Nếu bạn đang ở trường hợp đầu tiên, bước đi đúng là dựng bộ KPI trước. Tôi viết riêng một bài về KPI là gì và cách xây KPI cho đội sale, và một bộ khung 12 chỉ số có công thức để bạn chọn.

Quà tặng miễn phí · Template + hướng dẫn

Bộ khung KPI cho đội sale

12 chỉ số KPI có công thức, bảng theo dõi tuần copy thẳng vào Google Sheets và lộ trình áp dụng trong 4 tuần cho đội sale của bạn.

• — Bảng 12 KPI cho đội sale: công thức, tần suất đo, người chịu trách nhiệm
• — Cách phân biệt chỉ số dẫn dắt và chỉ số kết quả, và cách tính ngược phễu từ mục tiêu doanh số
• — Bảng theo dõi tuần theo từng nhân viên, copy được vào Google Sheets, kèm ví dụ điền sẵn cho đội 5 người
• — Lộ trình triển khai 4 tuần và 5 nguyên tắc chống làm đẹp số liệu

Danh xưng

Danh xưng Anh Chị

Họ tên Email

Website

Tôi đồng ý nhận tài liệu và email. Xem Chính sách bảo mật. Nhận tài liệu ngay →

Miễn phí, huỷ đăng ký lúc nào cũng được.

Cách triển khai OKR cho doanh nghiệp nhỏ trong quý đầu tiên

Quý đầu tiên là quý tập. Mục tiêu không phải là đạt OKR, mà là để cả đội quen nhịp đặt, theo dõi và nhìn lại.

1. Chọn 1 điều phải thay đổi (tuần 1). Chủ doanh nghiệp và 2–3 quản lý chủ chốt trả lời: “Nếu quý này chỉ làm được một việc lớn, việc đó là gì?” Viết thành Objective một câu.
2. Viết 2–3 kết quả then chốt (tuần 1). Mỗi kết quả là một con số có mốc cuối quý. Hỏi lại từng dòng: “Cuối quý nhìn vào có biết ngay đạt hay chưa không?”
3. Gán một người chủ cho mỗi kết quả (tuần 1). Không có tên người, kết quả sẽ không ai lo.
4. Liệt kê việc làm cho tuần đầu (tuần 2). Chỉ cần đủ cho 2–4 tuần tới, sau đó cập nhật dần.
5. Đưa OKR vào họp tuần (cả quý). Mỗi tuần 10 phút: mỗi kết quả đang ở mức nào, tự tin bao nhiêu phần sẽ đạt, đang vướng gì.
6. Chấm điểm và rút kinh nghiệm (tuần cuối quý). Chấm mỗi kết quả theo thang 0–1, rồi hỏi: điều gì làm được, điều gì học được, quý sau đặt gì.

Nếu muốn nhờ AI viết bản nháp đầu, bạn có thể dùng skill viết mục tiêu bộ phận theo OKR, SMART. Nó giúp kiểm tra từng kết quả then chốt có đo được không, nhưng quyết định chọn mục tiêu nào vẫn là việc của bạn.

Checklist kiểm tra một OKR trước khi công bố

• Objective viết bằng lời, đọc lên ai cũng hiểu, không chứa con số.
• Mỗi kết quả then chốt là một con số có mốc cuối quý.
• Không có kết quả nào là việc làm (“tổ chức”, “triển khai”, “xây dựng”).
• Mỗi kết quả có một người chủ.
• Đạt được 100% sẽ là điều đáng ăn mừng, không phải chuyện hiển nhiên.
• Không gắn trực tiếp với lương thưởng.

Sai lầm thường gặp khi áp dụng OKR

• Quá nhiều OKR. Mỗi phòng 5 mục tiêu, mỗi mục tiêu 5 kết quả, cả công ty có 100 con số. Không ai nhớ, không ai theo dõi. Ít mà theo đến cuối quý tốt hơn nhiều mà bỏ giữa chừng.
• Biến KPI thành OKR. “Đạt doanh số 3 tỷ quý này” là KPI đổi tên. Nếu không có gì phải thay đổi, đó không phải OKR.
• Gắn OKR với thưởng. Google re:Work nói rõ OKR không đồng nghĩa với đánh giá hiệu suất. Gắn tiền vào, ai cũng đặt mục tiêu thấp cho chắc ăn.
• Đặt xong rồi để đó. OKR chỉ được nhìn lại vào cuối quý thì lúc đó đã quá muộn. Thiếu nhịp họp tuần, OKR chỉ là bản kế hoạch đẹp.
• Chia xuống từng nhân viên ngay quý đầu. Doanh nghiệp nhỏ chưa cần. Hãy để OKR ở cấp công ty và cấp phòng; nhân viên làm việc theo KPI và việc làm được giao.
• Mua phần mềm trước khi có thói quen. Một trang Google Sheets đủ cho 1–2 OKR. Có nhịp rồi mới cần công cụ.

Tóm lại

• OKR là một mục tiêu bằng lời kèm khoảng 3 kết quả then chốt đo được, thường đặt theo quý.
• KPI đo sức khoẻ của việc đang chạy; OKR đo sự thay đổi muốn tạo ra. Doanh nghiệp cần cả hai.
• Doanh nghiệp nhỏ nên có KPI cốt lõi trước, sau đó thêm 1–2 OKR cấp công ty mỗi quý.
• Không gắn OKR trực tiếp với thưởng; với OKR thử thách, đạt 60–70% đã là tốt.
• OKR chỉ sống được khi được nhìn lại mỗi tuần trong họp quản lý.

Mục tiêu và KPI là lớp đầu tiên trong 6 lớp của một hệ thống quản trị. Nếu muốn xem cả bức tranh, đọc hướng dẫn hệ thống hoá doanh nghiệp. Các bài khác cùng chủ đề nằm ở trang Phát triển năng lực lãnh đạo.

Việc làm ngay hôm nay: viết ra một câu trả lời cho câu hỏi “Nếu quý tới công ty chỉ làm được một thay đổi lớn, đó là gì?”. Rồi viết 3 con số cho bạn biết, cuối quý, thay đổi đó đã xảy ra hay chưa.

Mục tiêu quý nên đi ra từ kế hoạch kinh doanh một trang, và OKR chỉ chạy được khi văn hoá doanh nghiệp cho phép nói thẳng về kết quả.