Sơ đồ tổ chức cho doanh nghiệp nhỏ: cơ cấu theo từng mốc quy mô
Cơ cấu tổ chức và sơ đồ tổ chức cho doanh nghiệp nhỏ theo từng mốc 10, 30, 80 nhân sự: khi nào thêm cấp quản lý, mẫu bảng vai trò và sai lầm thường gặp.
Điểm chính trong bài
- — Cơ cấu tổ chức là cách chia việc, chia quyền và phân cấp báo cáo; sơ đồ tổ chức chỉ là bản vẽ của nó.
- — Vẽ sơ đồ theo vai trò trước, gắn tên người sau; một người có thể giữ nhiều vai.
- — Mỗi vai cần mục đích, 2–4 KPI, đầu việc chính và quyền quyết định viết ra.
- — Cơ cấu nên thay đổi theo quy mô; tín hiệu thêm cấp quản lý là khi 1-1 và kèm cặp bắt đầu bị bỏ.
Sơ đồ tổ chức là bản vẽ cho thấy công ty chia thành những bộ phận nào, ai báo cáo cho ai và ai chịu trách nhiệm kết quả nào. Phía sau bản vẽ là cơ cấu tổ chức: cách công ty chia việc, chia quyền và phân cấp. Với doanh nghiệp nhỏ, cơ cấu tốt không phải là cơ cấu nhiều tầng, mà là cơ cấu vừa với quy mô hiện tại: mỗi vai có một người chịu trách nhiệm rõ, và cơ cấu được vẽ lại mỗi khi công ty vượt qua một mốc quy mô.
Bài này không liệt kê 18 mẫu sơ đồ. Bài trả lời câu hỏi mà chủ doanh nghiệp 10–100 người hay gặp nhất: công ty tôi ở quy mô này thì nên tổ chức thế nào, và khi nào phải đổi.
Chiếc áo mặc từ năm lớp sáu
Một đứa trẻ lớn rất nhanh. Chiếc áo vừa khít năm lớp sáu, sang lớp tám đã chật ở vai, ngắn ở tay. Bé vẫn mặc được, nhưng cử động nào cũng vướng.
Cơ cấu tổ chức của nhiều doanh nghiệp nhỏ là chiếc áo như vậy. Lúc 8 người, mọi người báo cáo thẳng cho chủ, rất nhanh và linh hoạt. Lên 40 người vẫn giữ nguyên cách đó, và chủ doanh nghiệp trở thành điểm nghẽn của mọi quyết định. Công ty không thiếu người giỏi. Công ty đang mặc chiếc áo quá chật.
Ngược lại cũng có: công ty 15 người vẽ sơ đồ có giám đốc khối, phó phòng, trưởng nhóm, mỗi ô một người. Áo quá rộng, nhiều tầng duyệt, việc nhỏ cũng chậm.
Cơ cấu tổ chức là gì? Phân biệt với sơ đồ tổ chức
Cơ cấu tổ chức là cách công ty sắp xếp con người để tạo ra kết quả: việc được chia cho những bộ phận nào, mỗi bộ phận có quyền quyết định gì, và thông tin đi lên, đi xuống theo đường nào. Sơ đồ tổ chức là bản vẽ của cơ cấu đó.
Lưu ý: bài này nói về cơ cấu vận hành, không phải cơ cấu quản lý theo pháp luật. Các chức danh như Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Giám đốc theo pháp luật do Luật Doanh nghiệp 2020 quy định theo từng loại hình công ty; phần đó nên hỏi luật sư hoặc kế toán của bạn.
Ba mô hình hay gặp nhất:
| Mô hình | Cách chia | Hợp với | Rủi ro |
|---|---|---|---|
| Theo chức năng | Kinh doanh, vận hành, tài chính, nhân sự | Phần lớn doanh nghiệp dưới 100 người, một dòng sản phẩm chính | Các phòng làm việc riêng lẻ, chủ phải điều phối giữa các phòng |
| Theo sản phẩm hoặc khu vực | Mỗi dòng sản phẩm hay chi nhánh có đội riêng | Công ty có 2–3 dòng sản phẩm khác hẳn nhau hoặc nhiều chi nhánh | Trùng lặp chức năng, tốn người |
| Ma trận | Một người báo cáo cho cả trưởng chức năng và trưởng dự án | Công ty làm theo dự án như phần mềm, xây dựng, sự kiện | Hai sếp, dễ mâu thuẫn ưu tiên nếu không rõ ai quyết định cuối |
Nếu không chắc nên chọn mô hình nào, hãy bắt đầu với cơ cấu theo chức năng. Nó đơn giản nhất, dễ thấy ai chịu trách nhiệm gì, và dễ chuyển sang mô hình khác khi cần.
Sơ đồ tổ chức theo từng mốc quy mô
Sơ đồ tổ chức cho doanh nghiệp nhỏ nên thay đổi theo quy mô. Các mốc dưới đây là gợi ý để bạn tự đối chiếu, không phải chuẩn bắt buộc. Ngành, mô hình kinh doanh và năng lực của đội ngũ đều làm mốc dịch chuyển.
| Quy mô (gợi ý) | Hình dạng cơ cấu | Việc chính của chủ doanh nghiệp | Dấu hiệu đã chật áo |
|---|---|---|---|
| Khoảng 1–10 người | Phẳng: mọi người báo cáo thẳng cho chủ | Bán hàng, làm sản phẩm, giữ khách | Chủ không còn thời gian cho khách lớn vì phải trả lời mọi câu hỏi nội bộ |
| Khoảng 10–30 người | 2–4 nhóm theo chức năng, mỗi nhóm có một người phụ trách (có thể vẫn làm chuyên môn) | Chọn và kèm các trưởng nhóm đầu tiên | Trưởng nhóm chỉ là “người làm giỏi nhất”, mọi quyết định vẫn quay về chủ |
| Khoảng 30–80 người | Các phòng chức năng có trưởng phòng toàn thời gian; có thể thêm trưởng nhóm bên dưới phòng kinh doanh | Đặt mục tiêu, họp quản lý tuần, phát triển trưởng phòng | Các phòng đổ lỗi cho nhau, chủ phải làm trọng tài mỗi tuần |
| Khoảng 80–200 người | Có người điều hành vận hành (giám đốc vận hành, phó giám đốc) đứng giữa chủ và các phòng | Chiến lược, văn hoá, người chủ chốt, quan hệ lớn | Chủ vẫn duyệt chi tiêu nhỏ và xử lý khiếu nại của từng khách |
Hai điều rút ra từ bảng này:
- Mỗi mốc, việc của chủ doanh nghiệp thay đổi. Ở mốc 10 người, bạn là người làm giỏi nhất. Ở mốc 50 người, bạn là người chọn và phát triển trưởng phòng. Nếu cơ cấu đổi mà việc của chủ không đổi, cơ cấu mới chỉ tồn tại trên giấy.
- Tín hiệu thêm cấp quản lý là chất lượng quản lý giảm, không phải số người tăng. Khi người quản lý không còn đủ thời gian họp 1-1 và kèm từng người, nhóm đã quá rộng. Đó là lúc tách nhóm, kể cả khi chưa tới mốc trong bảng.
Khi nào cần tách phòng ban? Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ cần những gì?
Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ chỉ cần ba thứ: các vai trò chính, ai báo cáo cho ai, và một người chịu trách nhiệm cho mỗi nhóm kết quả. Chưa cần phòng ban đầy đủ. Bạn nên tách phòng ban khi một nhóm làm hai loại việc cần kỹ năng và thước đo khác nhau, hoặc khi người phụ trách không còn thời gian kèm từng người.
Ba tín hiệu thường gặp rằng đã đến lúc tách:
- Một người giữ hai vai xung đột nhau. Ví dụ vừa chốt doanh số vừa kiểm soát chất lượng hàng bán ra, nên việc nào cũng bị lệch về phía kia.
- Việc chuyên môn bị nghẽn ở một người. Mọi yêu cầu về một mảng như kế toán hay vận hành đều chờ đúng một người trả lời.
- Họp 1-1 và kèm cặp bắt đầu bị bỏ. Đây là tín hiệu đã nêu ở phần mốc quy mô: nhóm đã quá rộng.
Luật riêng tôi dùng với chủ doanh nghiệp: tách vai trước, tách phòng sau. Hãy hình dung một công ty 25 người đang để kế toán kiêm luôn nhân sự. Việc đầu tiên không phải lập phòng nhân sự, mà là ghi vai “Phụ trách nhân sự” vào sơ đồ, kèm vài đầu việc và một người chịu trách nhiệm. Khi vai đó chiếm trọn thời gian của một người, bạn mới thực sự cần một phòng.
Nếu bạn đang đứng ở mốc 30–80 người, bảng mốc quy mô ở trên cho biết bạn nên thêm cấp nào. Người được chọn vào các vai quản lý mới cần được kèm cặp, xem kỹ năng lãnh đạo đội nhóm và cách giao việc, họp 1-1 trong bài họp 1-1 với nhân viên.
Cách vẽ sơ đồ tổ chức: vai trò trước, tên người sau
Cách vẽ sơ đồ tổ chức đúng cho doanh nghiệp nhỏ là vẽ vai trò trước, rồi mới gắn tên người. Ở công ty nhỏ, một người thường giữ nhiều vai, và một vai có thể chưa có ai. Vẽ theo tên người thì bạn không nhìn thấy cả hai điều đó.
Năm bước:
- Liệt kê kết quả công ty cần tạo ra. Có khách mới, giao hàng đúng hạn, thu được tiền, giữ khách cũ, có người làm được việc.
- Gom kết quả thành vai. Mỗi vai chịu một nhóm kết quả. Ví dụ: vai “Phụ trách kinh doanh” chịu khách mới và doanh số; vai “Phụ trách vận hành” chịu giao hàng đúng hạn.
- Vẽ sơ đồ chỉ có vai. Chưa ghi tên ai. Xác định vai nào báo cáo cho vai nào.
- Gắn tên người vào từng vai. Một người có thể đứng ở nhiều ô. Ô nào chưa có người, ghi “trống”.
- Viết bảng vai trò một trang cho từng vai quan trọng (mẫu bên dưới).
Mẹo cho chủ doanh nghiệp: sau bước 4, đếm xem tên bạn xuất hiện ở bao nhiêu ô. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ thấy tên mình ở 5–6 ô cùng lúc. Danh sách đó chính là kế hoạch “trả vai” của bạn: vai nào giao được trước, cho ai, trong quý nào.
Cơ cấu và vai trò là lớp thứ hai trong 6 lớp của hệ thống hoá doanh nghiệp. Muốn tự chấm công ty mình ở cả 6 lớp, bạn có thể dùng bộ checklist dưới đây.
Quà tặng miễn phí · Checklist tự chấm điểm
Checklist hệ thống hoá doanh nghiệp: 30 điểm tự chấm
Tự chấm 30 điểm trong 15 phút để biết công ty bạn đang yếu ở lớp nào, nên làm gì trước — kèm mẫu SOP 1 trang, mẫu họp tuần và ví dụ điền sẵn cho công ty 40 người.
- — 30 câu hỏi Có/Chưa chia theo 6 lớp của hệ thống quản trị
- — Thang diễn giải kết quả và 3 việc nên làm trước cho từng mức điểm
- — Mẫu SOP 1 trang copy dùng ngay
- — Mẫu chương trình họp quản lý hằng tuần 60–90 phút
- — Ví dụ điền sẵn: chấm điểm công ty 40 người, SOP "Báo giá cho khách mới", họp tuần có số liệu (giả định)
Mẫu bảng vai trò một trang
| Mục | Nội dung (ví dụ: Phụ trách kinh doanh, công ty 25 người) |
|---|---|
| Mục đích của vai | Mang về khách hàng mới và doanh số ổn định, không phụ thuộc chủ doanh nghiệp |
| Báo cáo cho | Giám đốc |
| Quản lý trực tiếp | 4 nhân viên sale |
| Kết quả chịu trách nhiệm (KPI) | Doanh số tháng · Số khách mới · Tỷ lệ thu tiền đúng hạn |
| Đầu việc chính | Họp đầu tuần đội sale · Họp 1-1 hằng tuần · Duyệt báo giá trong ngưỡng · Huấn luyện sale mới |
| Được tự quyết | Giảm giá trong ngưỡng đã thống nhất · Phân khách cho sale · Lịch làm việc của đội |
| Phải hỏi trước | Giảm giá vượt ngưỡng · Tuyển hoặc cho nghỉ người · Điều khoản thanh toán đặc biệt |
| Người đang giữ vai | (tên) |
Hai dòng “Được tự quyết” và “Phải hỏi trước” là nơi cơ cấu trên giấy biến thành cơ cấu thật. Thiếu chúng, trưởng phòng có chức danh nhưng vẫn phải chạy lên hỏi chủ mọi việc. Cách chia quyền quyết định theo từng mức, tôi đã viết ở phần “5 cấp độ uỷ quyền” trong bài hệ thống hoá.
Với các dự án chạy ngang nhiều phòng, sơ đồ tổ chức không đủ để biết ai làm gì. Khi đó bạn cần ma trận phân vai RACI; có thể nhờ AI lập nhanh bằng skill phân vai dự án theo RACI.
Sai lầm thường gặp khi xây cơ cấu tổ chức
- Sao chép sơ đồ của tập đoàn. Một công ty 30 người không cần phó giám đốc khối và năm tầng chức danh. Mỗi tầng thêm vào là thêm một bước chờ duyệt.
- Vẽ sơ đồ theo người, không theo vai. Khi một người nghỉ, cả nhánh sơ đồ phải vẽ lại, và không ai biết những việc người đó từng giữ.
- Thăng chức người làm giỏi nhất mà không đổi việc của họ. Trưởng nhóm vẫn làm chuyên môn toàn thời gian, không có giờ nào để quản lý. Xem thêm cách đo trưởng nhóm trong bài KPI là gì.
- Một người có hai sếp mà không ai quyết định cuối. Phổ biến ở công ty có cả giám đốc và người thân của chủ cùng giao việc.
- Có chức danh mà không có quyền. Trưởng phòng không được tự quyết điều gì thì thực tế cơ cấu vẫn là phẳng.
- Vẽ một lần rồi để đó. Cơ cấu nên được xem lại mỗi năm, hoặc mỗi khi công ty vượt một mốc quy mô.
Tóm lại
- Cơ cấu tổ chức là cách chia việc, chia quyền và phân cấp; sơ đồ tổ chức là bản vẽ của nó.
- Doanh nghiệp dưới 100 người nên bắt đầu với cơ cấu theo chức năng.
- Cơ cấu phải thay đổi theo quy mô, và việc của chủ doanh nghiệp cũng phải đổi theo.
- Vẽ vai trò trước, gắn tên người sau; mỗi vai cần mục đích, KPI, đầu việc và quyền quyết định.
- Tín hiệu thêm cấp quản lý là khi 1-1 và kèm cặp bắt đầu bị bỏ, không phải một con số nhân sự.
Cơ cấu chỉ chạy được khi đi cùng mục tiêu rõ (xem OKR là gì, khác KPI thế nào) và văn hoá rõ (xem văn hoá doanh nghiệp là gì). Các bài khác về vận hành nằm ở trang Phát triển năng lực lãnh đạo.
Việc làm ngay hôm nay: vẽ sơ đồ công ty bạn chỉ bằng các vai, không ghi tên ai. Rồi viết tên bạn vào mọi ô bạn đang thực sự giữ. Đếm số ô có tên bạn và chọn một ô sẽ giao đi trong quý tới.
Câu hỏi thường gặp
Cơ cấu tổ chức và sơ đồ tổ chức khác nhau thế nào? ＋
Cơ cấu tổ chức là cách công ty chia việc, chia quyền và phân cấp báo cáo. Sơ đồ tổ chức là bản vẽ thể hiện cơ cấu đó. Có thể có sơ đồ rất đẹp mà cơ cấu thực tế vẫn lộn xộn, nếu vai trò và quyền quyết định không rõ.
Doanh nghiệp nhỏ nên dùng mô hình cơ cấu tổ chức nào? ＋
Phần lớn doanh nghiệp dưới 100 người hợp với cơ cấu theo chức năng: kinh doanh, vận hành, tài chính, nhân sự, mỗi khối một người chịu trách nhiệm. Mô hình ma trận hay theo vùng chỉ nên cân nhắc khi công ty đã có nhiều dòng sản phẩm hoặc nhiều chi nhánh.
Khi nào doanh nghiệp nhỏ cần thêm một cấp quản lý? ＋
Khi người quản lý không còn đủ thời gian họp 1-1 và kèm từng người trong nhóm, hoặc khi mọi vấn đề nhỏ đều dồn về chủ doanh nghiệp. Đó là tín hiệu nên tách nhóm và chọn trưởng nhóm, dù chưa tới một con số cụ thể.
Sơ đồ tổ chức có cần ghi tên người không? ＋
Nên vẽ hai lớp: lớp vai trò trước, rồi mới gắn tên người. Ở công ty nhỏ, một người có thể giữ nhiều vai; ghi rõ điều đó giúp chủ doanh nghiệp thấy mình đang ôm bao nhiêu việc và cần trả vai nào trước.
Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ cần những gì? ＋
Tối thiểu cần ba thứ: các vai trò chính, ai báo cáo cho ai, và một người chịu trách nhiệm cho mỗi nhóm kết quả. Ở công ty nhỏ, một người được phép giữ nhiều vai miễn là sơ đồ ghi rõ.
Khi nào cần tách phòng ban? ＋
Khi một nhóm quá rộng để người phụ trách còn họp 1-1 và kèm từng người, hoặc khi hai loại việc cần kỹ năng và thước đo khác nhau bị trộn chung. Tách khi cần chuyên môn hoá, không tách chỉ vì công ty đã đông.
Còn bạn thì sao?
Đội của bạn đang gặp tình huống này thế nào? Nhắn tôi qua Zalo 0911 585 111 — câu hỏi hay sẽ trở thành bài viết tiếp theo.
Bước tiếp theo · Học bài bản
Khoá học AI for Manager & Leader
Lộ trình từng bước để người quản lý dùng AI trong công việc lãnh đạo hằng ngày: giao việc, huấn luyện, ra quyết định.
- — Dùng AI cho 3 việc quản lý hằng ngày: giao việc, huấn luyện nhân viên, ra quyết định
- — Học theo từng bước, mỗi bước có bài thực hành với chính công việc của bạn
- — Có sẵn mẫu câu lệnh và bảng biểu để dùng ngay với đội
- — Nhận chi tiết chương trình và ưu đãi mở bán sớm nhất
Để lại thông tin, Ngọc sẽ gửi chi tiết chương trình và ưu đãi mở bán sớm nhất:
Hoặc xem 3 cách làm việc cùng Ngọc.
Tác giả
Đàm Thế Ngọc
Founder & CEO LeaderUp
Hơn 13 năm phát triển năng lực cá nhân và tổ chức, đã đào tạo hơn 10.000⁺ học viên, đến từ 350⁺ doanh nghiệp. Học các chương trình về chiến lược kinh doanh, văn hoá làm việc hiệu suất cao, chuyên môn đào tạo và phát triển nhân sự từ các tổ chức uy tín trên thế giới: INSEAD Business School, Dale Carnegie, FranklinCovey, Landmark Worldwide, CMA Singapore, ATD, Kirkpatrick Partners. Từng phụng sự tại FPT Telecom, Mường Thanh và AIA Việt Nam.
