Ưu tiên công việc khi việc gì cũng gấp: cách chọn việc hôm nay
Cách ưu tiên công việc khi việc nào cũng gấp: ma trận Eisenhower, quy tắc 3 việc mỗi ngày, quy trình 20 phút tối Chủ nhật và câu nói chối việc chen ngang.
Điểm chính trong bài
- — Ưu tiên công việc là chọn việc nào không làm, chứ không phải xếp lại thứ tự của mọi việc.
- — Ma trận Eisenhower chia việc thành 4 ô với 4 hành động: Do, Decide, Delegate, Delete.
- — Điểm yếu lớn nhất của ma trận là ai định nghĩa quan trọng; hãy quy quan trọng về mục tiêu quý.
- — Quy tắc 3 việc: mỗi ngày chỉ ba việc được gọi là ưu tiên, phần còn lại là việc làm thêm nếu còn thời gian.
- — Salesforce State of Sales: nhân viên bán hàng chỉ dành khoảng 28–30% thời gian tuần cho việc bán hàng thực sự.
Mục lục ▾
- Vì sao việc gì cũng gấp
- Ma trận Eisenhower là gì?
- Điểm yếu của ma trận Eisenhower: ai định nghĩa “quan trọng”?
- Quy trình 20 phút tối Chủ nhật
- Quy tắc 3 việc: mỗi ngày chỉ ba việc được gọi là ưu tiên
- Bảng “việc gấp giả” và cách xử
- Nói “không” với việc chen ngang mà không mất lòng
- Sai lầm thường gặp khi ưu tiên công việc
- Tóm lại
Ưu tiên công việc không phải là xếp lại thứ tự của mọi việc trong danh sách — đó là chọn ra việc nào sẽ không được làm hôm nay. Cách làm gọn nhất gồm ba bước: phân việc vào bốn ô của ma trận Eisenhower, quy chữ “quan trọng” về mục tiêu quý của bạn và của sếp, rồi mỗi ngày chỉ cho phép ba việc mang danh ưu tiên.
Nghe đơn giản. Nhưng đến thứ Tư thì danh sách lại dài ra, và việc nào cũng có người đứng sau giục.
Vì sao việc gì cũng gấp
Hãy hình dung một cái chợ sáng. Ai cũng gọi bạn, ai cũng nói hàng của mình sắp hết. Người mua đi hết một vòng, tay xách đầy thứ rẻ và dễ lấy, còn thứ mình đi chợ để mua thì quên mất.
Ngày làm việc của một quản lý giống hệt cái chợ đó. Tin nhắn, cuộc gọi, báo cáo gấp, khách đòi gấp, sếp hỏi gấp. Mỗi việc đều có người đứng sau, và người nào cũng khẩn thiết thật lòng. Đến chiều bạn mệt nhoài, nhìn lại, việc quan trọng nhất của tuần vẫn nằm nguyên chỗ cũ.
Việc gấp có một lợi thế không công bằng: nó ồn ào. Việc quan trọng thì im lặng — xây lại quy trình, kèm một nhân viên yếu, chuẩn bị cho hợp đồng quý sau. Không ai nhắn tin giục bạn làm những việc đó. Hậu quả chỉ xuất hiện sau ba tháng, và lúc đó nó sẽ xuất hiện dưới dạng một việc gấp.
Hiện tượng này đo được. Theo State of Sales của Salesforce, nhân viên bán hàng chỉ dành khoảng 28–30% thời gian trong tuần cho việc bán hàng thực sự (khoảng 28% ở ấn bản 2022 và khoảng 30% ở ấn bản 2024). Hơn hai phần ba thời gian của những người được trả lương để bán hàng đang chảy vào việc khác — phần lớn là việc gấp, việc hành chính, việc có người giục.
Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower là cách chia mọi việc theo hai trục — gấp hay không gấp, quan trọng hay không quan trọng — thành bốn ô, mỗi ô ứng với một hành động dứt khoát. Theo cách Training Industry trình bày, bốn hành động đó là Do, Decide, Delegate, Delete.
| Ô | Tính chất việc | Hành động | Ví dụ trong doanh nghiệp |
|---|---|---|---|
| Do | Gấp + quan trọng | Làm ngay | Khách lớn báo sự cố; hồ sơ thầu nộp chiều nay |
| Decide | Quan trọng, không gấp | Đặt lịch cụ thể cho nó | Kèm nhân viên mới; viết lại quy trình báo giá; chuẩn bị kế hoạch quý |
| Delegate | Gấp, không quan trọng | Giao cho người khác | Tổng hợp số liệu báo cáo; đặt phòng họp; trả lời câu hỏi đã có mẫu |
| Delete | Không gấp, không quan trọng | Bỏ hẳn | Họp không có quyết định; nhóm chat không liên quan; báo cáo không ai đọc |
Tên gọi gắn với Dwight Eisenhower, người dẫn lại lời J. Roscoe Miller, Chủ tịch Đại học Northwestern: việc gấp thì không quan trọng, còn việc quan trọng thì không bao giờ gấp. Bố cục bốn ô này về sau được Stephen Covey phổ biến rộng rãi trong cuốn The 7 Habits of Highly Effective People.
Ô đáng chú ý nhất là Decide. Đó là nơi chứa toàn bộ phần việc quyết định kết quả của bạn sáu tháng tới, và cũng là ô duy nhất không có ai nhắc bạn. Mỗi việc nằm trong ô Decide mà không được đặt lịch sẽ lặng lẽ di cư sang ô Do — thường vào một thời điểm rất bất tiện.
Điểm yếu của ma trận Eisenhower: ai định nghĩa “quan trọng”?
Ma trận chỉ hoạt động khi bạn trả lời được một câu hỏi mà nó không trả lời giúp: quan trọng với ai? Trong thực tế doanh nghiệp Việt Nam, chữ “quan trọng” thường bị định nghĩa bởi người có giọng to nhất hoặc chức vụ cao nhất trong phòng — và thế là cả bốn ô đổ dồn vào ô Do.
Ba kiểu lệch hay gặp:
- Quan trọng = sếp vừa nhắn. Mọi việc sếp giao đều được tự động xếp vào ô Do, kể cả việc sếp giao lúc đang bực, kể cả việc mà chính sếp quên sau một ngày.
- Quan trọng = khách đang kêu. Khách nào kêu to hơn thì quan trọng hơn, bất kể quy mô đơn hàng hay khả năng giữ được khách đó.
- Quan trọng = việc tôi làm giỏi. Chúng ta có xu hướng thấy việc mình thành thạo là việc đáng làm, vì làm xong thấy sướng.
Cách chữa chỉ có một: quy “quan trọng” về mục tiêu quý. Viết ra ba mục tiêu quý của bạn và ba mục tiêu quý của sếp bạn, dán lên một tờ giấy cạnh màn hình. Một việc chỉ được gọi là quan trọng khi bạn chỉ được vào một trong sáu dòng đó và nói: việc này đẩy dòng này.
Chốt mục tiêu quý xong thì phần còn lại là một nhịp tuần đều đặn: đặt lịch cho ô Decide, chọn ba việc mỗi ngày, cuối tuần xem lại. Mẫu kế hoạch tuần dưới đây có sẵn khung mục tiêu quý, ô ba việc mỗi ngày và chỗ ghi việc đã từ chối — bạn điền một lần rồi dùng lại hằng tuần.
Quà tặng miễn phí · Template + quy trình
Mẫu kế hoạch tuần và bảng tổng kết cuối tuần
Quy trình 30 phút mỗi cuối tuần, mẫu kế hoạch tuần có 3 kết quả quan trọng nhất, lịch khối thời gian, việc giao đi, việc giao cho AI và bảng tổng kết — kèm một tuần điền sẵn để xem cách điền.
- — Quy trình lập kế hoạch và tổng kết tuần trong 30 phút
- — Mẫu kế hoạch tuần: 3 kết quả quan trọng, lịch khối thời gian, việc giao người, việc giao AI
- — Bảng tổng kết cuối tuần và ma trận ưu tiên 4 ô để lọc việc trước khi xếp lịch
- — Prompt để AI gom việc rời rạc và đề xuất thứ tự ưu tiên, kèm đầu ra mẫu
- — Ví dụ điền sẵn: một tuần hoàn chỉnh của trưởng phòng kinh doanh (số liệu giả định)
Quy trình 20 phút tối Chủ nhật
Hai mươi phút tối Chủ nhật tiết kiệm nhiều giờ trong tuần, vì nó chuyển việc chọn lựa ra khỏi lúc bạn đang mệt và đang bị giục. Làm theo đúng thứ tự dưới đây, bấm giờ thật.
- Phút 1–3: Đổ hết ra giấy. Viết mọi việc đang trong đầu, trong hộp thư, trong nhóm chat. Không phân loại, không đánh giá.
- Phút 4–8: Xếp vào bốn ô. Mỗi việc một ô. Việc nào không nối được với mục tiêu quý nào thì không được vào ô Do hay Decide.
- Phút 9–12: Xử lý ô Delegate và Delete. Viết tên người sẽ nhận từng việc trong ô Delegate. Gạch bỏ thẳng tay ô Delete — gạch thật, đừng chuyển sang “để sau”.
- Phút 13–17: Đặt lịch cho ô Decide. Mỗi việc quan trọng không gấp phải có một ngày và một khung giờ trên lịch. Việc không có khung giờ là việc sẽ không xảy ra.
- Phút 18–20: Chọn 3 việc cho thứ Hai. Chỉ ba. Viết ra giấy, để trên bàn làm việc.
Chừa trống ít nhất một phần ba lịch tuần. Không phải để nghỉ, mà vì tuần nào cũng sẽ có việc hỏng — và một cái lịch kín đặc sẽ vỡ ngay từ sáng thứ Ba.
Quy tắc 3 việc: mỗi ngày chỉ ba việc được gọi là ưu tiên
Mỗi ngày bạn chỉ được chọn ba việc làm ưu tiên — ba việc mà nếu làm xong, hôm nay được tính là một ngày thành công, kể cả khi mọi thứ khác đổ bể. Ba việc này chiếm khoảng một nửa thời gian làm việc; nửa còn lại dành cho việc phát sinh, vì chắc chắn sẽ có.
Vì sao là ba, không phải bảy? Vì danh sách bảy việc ưu tiên sẽ tự chuyển thành danh sách việc thường, và bạn sẽ làm những việc dễ nhất trong bảy việc đó. Ba việc thì không trốn được: bạn buộc phải chọn, và việc chọn mới là phần có giá trị.
Ba quy tắc nhỏ đi kèm:
- Việc đầu tiên trong ngày phải thuộc ô Decide. Làm trước khi mở hộp thư. Mở hộp thư là giao quyền quyết định buổi sáng của bạn cho người khác.
- Mỗi việc kèm một khung giờ, không chỉ một cái gạch đầu dòng. “Viết lại quy trình báo giá, 9h–10h30” khác hẳn “viết lại quy trình báo giá”.
- Cuối ngày đánh dấu, không đánh giá. Xong hay chưa xong, ghi lại. Sau hai tuần nhìn lại, bạn sẽ thấy rất rõ loại việc nào hay bị đẩy khỏi lịch.
Bảng “việc gấp giả” và cách xử
Phần lớn việc tự xưng là gấp thì không gấp. Dưới đây là những dạng hay gặp nhất và câu xử tương ứng.
| Việc gấp giả | Dấu hiệu nhận ra | Cách xử |
|---|---|---|
| Tin nhắn có chữ “gấp” | Không kèm hạn cụ thể, không nói hậu quả nếu chậm | Hỏi lại: “Cần trước mấy giờ, và nếu sau giờ đó thì ảnh hưởng gì?” |
| Họp không có chương trình | Lời mời chỉ ghi tên cuộc họp, không ghi quyết định cần ra | Xin chương trình họp; không có thì xin nhận biên bản thay vì dự |
| Báo cáo lặp không ai đọc | Ba tháng liền không ai hỏi về nó | Ngừng gửi một kỳ, xem có ai hỏi không |
| Khách đòi gấp theo thói quen | Lần nào cũng gấp, nhưng nhận xong để đó vài ngày mới phản hồi | Thoả thuận một nhịp cố định: thứ Ba và thứ Năm trả kết quả |
| Việc sếp nhắc lúc đi ngang | Nói miệng, không có hạn, không nhắc lại lần hai | Ghi vào hàng đợi, hỏi lại trong buổi giao ban gần nhất |
| Việc mình tự thấy gấp | Làm xong thấy nhẹ người nhưng không đẩy mục tiêu nào | Chuyển sang ô Delegate hoặc Delete |
Nói “không” với việc chen ngang mà không mất lòng
Từ chối việc thì khó, đưa ra lựa chọn đánh đổi thì dễ. Nguyên tắc chung cho cả ba tình huống: nói rõ hàng đợi hiện tại, rồi hỏi người kia muốn xếp việc mới vào đâu. Bạn không nói không — bạn mời họ cùng chọn.
| Ai chen ngang | Câu nên nói | Vì sao hiệu quả |
|---|---|---|
| Sếp giao thêm | “Dạ em đang làm A và B để kịp chiều nay. Việc mới này em nên đặt trước hay sau A ạ? Nếu trước thì A lùi sang sáng mai được không?” | Sếp thường không nắm hàng đợi của bạn; nhìn thấy là tự xếp lại |
| Đồng nghiệp nhờ | “Hôm nay mình kín rồi. Sáng mai 9h mình làm được, hoặc mình chỉ bạn cách tự làm trong 10 phút, bạn chọn cách nào?” | Cho hai lựa chọn thay vì một lời từ chối; vẫn giữ quan hệ |
| Khách đòi gấp | “Để làm đúng thì em cần đến chiều mai. Nếu anh cần ngay hôm nay, em gửi trước phần số liệu, phần phân tích gửi sau. Anh chọn phương án nào?” | Tách việc thành phần giao được ngay và phần cần thời gian |
Câu nào cũng có cùng cấu trúc: nêu thực trạng, đưa hai phương án, để người kia quyết. Người quản lý giao việc tốt cũng vận hành theo logic này — việc nào nên giữ, việc nào nên chuyển đi, tôi viết kỹ hơn trong bài giao việc cho nhân viên. Khi cần trình bày phương án cho sếp một cách gọn, hãy nói kết luận trước theo cách trong bài thuyết trình kết luận trước.
Sai lầm thường gặp khi ưu tiên công việc
- Danh sách 30 việc. Một danh sách dài khiến bạn thấy bận rộn và trì hoãn hợp lý. Ba việc thì không có chỗ trốn.
- Coi mọi việc sếp giao là ô Do. Nguồn gốc của việc không quyết định độ quan trọng của việc. Hãy hỏi về hạn và về hậu quả nếu chậm.
- Làm việc dễ trước. Cảm giác hoàn thành đến sớm, nhưng cuối ngày phần nặng vẫn nguyên. Việc khó nhất nên đứng đầu buổi sáng.
- Không có ô Delete. Danh sách chỉ dài thêm nếu không có gì bị bỏ. Mỗi tuần phải gạch bỏ ít nhất một việc, gạch thật.
- Lịch kín không chừa chỗ cho việc hỏng. Tuần nào cũng có sự cố. Lịch kín 100% là lịch sai từ lúc viết.
Tóm lại
- Ưu tiên công việc là chọn việc không làm, không phải xếp lại thứ tự của mọi việc.
- Ma trận Eisenhower cho bốn hành động: Do, Decide, Delegate, Delete. Ô Decide quyết định kết quả dài hạn.
- Điểm yếu của ma trận là chữ “quan trọng”: hãy quy nó về mục tiêu quý của bạn và của sếp.
- Quy tắc 3 việc mỗi ngày, cộng 20 phút tối Chủ nhật để xếp ô và đặt lịch.
- Với việc chen ngang, đừng từ chối — đưa ra lựa chọn đánh đổi và để người kia quyết.
Việc làm ngay hôm nay: viết ba mục tiêu quý của bạn lên một tờ giấy, dán cạnh màn hình, rồi nhìn danh sách việc hiện tại và gạch bỏ một việc không nối được với dòng nào trong đó. Chỉ một việc thôi, nhưng gạch thật.
Việc gì cũng gấp thường kéo theo căng thẳng. Nếu bạn thấy mình phản ứng quá nóng trước áp lực, bài quản lý cảm xúc trong công việc có 4 bước cho đúng lúc đó.
Muốn có một nhịp tuần hoàn chỉnh thay vì chỉ xếp việc theo ngày, xem thêm lập kế hoạch tuần. Ưu tiên việc là một phần của năng lực lớn hơn — đọc bài trụ cột làm chủ công việc và các bài khác trong chủ đề kỹ năng mềm và kỹ năng bổ trợ. Nếu anh chị muốn thiết lập nhịp làm việc này cho cả đội ngũ, hãy nhận tư vấn.
Câu hỏi thường gặp
Ma trận Eisenhower có 4 ô, ô nào làm trước? ＋
Theo cách Training Industry trình bày: ô gấp và quan trọng thì làm ngay (Do); ô quan trọng nhưng không gấp thì đặt lịch cụ thể (Decide); ô gấp nhưng không quan trọng thì giao đi (Delegate); ô không gấp và không quan trọng thì bỏ (Delete). Ô Decide là ô quyết định kết quả dài hạn của bạn.
Làm sao biết một việc là quan trọng hay không? ＋
Quy về mục tiêu quý. Một việc là quan trọng khi nó đẩy trực tiếp một trong các mục tiêu quý của bạn hoặc của sếp bạn. Nếu không nối được việc đó với một mục tiêu nào, nó đang mượn tiếng quan trọng từ người đã giao nó.
Mỗi ngày nên đặt bao nhiêu việc ưu tiên? ＋
Ba việc. Danh sách dài hơn ba việc ưu tiên thì không còn là ưu tiên, chỉ là danh sách. Ba việc này nên chiếm khoảng một nửa thời gian làm việc, phần còn lại để dành cho việc phát sinh — vì chắc chắn sẽ có việc phát sinh.
Sếp giao thêm việc thì từ chối kiểu gì cho khéo? ＋
Đừng từ chối việc, hãy đưa ra lựa chọn đánh đổi. Nói rõ hôm nay bạn đang làm việc gì, hỏi việc mới nên đứng ở vị trí nào, và cái gì được phép lùi. Sếp thường không biết hàng đợi của bạn đang có gì; khi nhìn thấy, phần lớn sẽ tự xếp lại thứ tự.
Nguồn tham khảo
- What Is the Eisenhower Matrix and How Can It Help With Time Management? — Training Industry (truy cập 10/2026)
- The 7 Habits of Highly Effective People — Stephen R. Covey (các bản in)
- State of Sales — Salesforce (2022 và 2024)
- Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less — Greg McKeown · Crown Business (2014)
- Deep Work — Cal Newport · Grand Central Publishing (2016)
Số liệu trong bài đã được đối chiếu với nguồn gốc · Cập nhật tháng 10/2026
Còn bạn thì sao?
Đội của bạn đang gặp tình huống này thế nào? Nhắn tôi qua Zalo 0911 585 111 — câu hỏi hay sẽ trở thành bài viết tiếp theo.
Giải pháp cho doanh nghiệp
Chia sẻ nhu cầu và nhận tư vấn miễn phí
Nhóm giải pháp
- — Phát triển năng lực lãnh đạo
- — Quản trị sale và nâng cao năng lực bán hàng
- — Kỹ năng mềm và kỹ năng bổ trợ
- — Chuyên môn người làm đào tạo
- — AI cho quản lý và lãnh đạo
Hoặc xem 3 cách làm việc cùng Ngọc.
Tác giả
Đàm Thế Ngọc
Founder & CEO LeaderUp
Hơn 13 năm phát triển năng lực cá nhân và tổ chức, đã đào tạo hơn 10.000⁺ học viên, đến từ 350⁺ doanh nghiệp. Học các chương trình về chiến lược kinh doanh, văn hoá làm việc hiệu suất cao, chuyên môn đào tạo và phát triển nhân sự từ các tổ chức uy tín trên thế giới: INSEAD Business School, Dale Carnegie, FranklinCovey, Landmark Worldwide, CMA Singapore, ATD, Kirkpatrick Partners. Từng phụng sự tại FPT Telecom, Mường Thanh và AIA Việt Nam.
